หลักการพัฒนาระบบ โดย ณัฏฐ์ชยธร

หลักการพัฒนาระบบ

ความหมายของระบบ
คำว่า ระบบ ตรงกับภาษาอังกฤษว่า Systems ซึ่งสามารถสรุปความหมายได้ว่า เป็นการจัดกลุ่มองค์ประกอบต่างๆ ที่แบ่งแยกไว้ ซึ่งมีการทำงานร่วมกันมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน โดยขึ้นต่อกัน มีความหมายเป็นอันเดียวกัน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดตามที่ต้องการ ระบบที่สมบูรณ์จะต้องบรรลุถึงหลักเฏณฑ์คือเป้าหมาย(Goals) และวัตถุประสงค์(Ojectives) ทรัพยากรและกระบวนการ ( Kesiser, DeMicco and Grimes, 2000 : 71)
องค์ประกอบของระบบ
องค์ประกอบของระบบ สามารถสรุปได้ดังนี้ ( Kesiser,DeMicco and Grimes, 2000 :74)
องค์ประกอบของระบบที่สำคัญของระบบมี 5 ประการ คือ ปัจจัยนำเข้า กระบวนการ ผลผลิต ข้อมูลป้อนกลับและสภาพแวดล้อม ข้อจำกัดทางด้านภาพแวดล้อม

การพัฒนาระบบของ Kesiser เป็นกระบวนการพัฒนาเพื่อให้เกิดคุณภาพซึ่งกระบวนการจะต้องเกี่ยวข้องกับผู้ใช้งานหลายฝ่ายและพัฒนาระบบตามวงจรการพัฒนาระบบ ได้แบ่งออกเป็น 6 ขั้นตอนคือ (Kesiser, DeMicco and Grimes, 2000 :74 ; Little John, 2001)
1. ขั้นตอนการศึกษาความเป็นไปได้และการวางแผน เป้าหมายของการศึกษา เพื่อระบุปัญหาและพิจารณาถึงการแก้ปัญหาโดยมองถึงเป้าหมาย ปัญหาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ ของระบบในการตรวจสอบความเป็นไปได้ที่ดีที่สุด หากมีความเป็นไปได้ก็จะมีการกำหนด การทำงานที่มีรายละเอียดของการทำงานสำหรับเริ่มต้น
2. ข้อตอนการวิเคราะห์ จะเริ่มโครงการหลังโครงการอนุมัติ โดยดูกระบวนการทำงานทั้งระบบ สถานที่ รายละเอียดทางเทคนิคจะกำหนดการทำงานเป็นส่วนๆ พิจารณาจากผู้ใช้งาน ระบบส่วนย่อยต่างๆ การไหลผ่านของข้องมูล ทั้งหมดจะถูกแสดงให้เห็นเป็นความสัมพันธ์ประกอบการพิจารณา
3. ขั้นการออกแบบ ในการออกแบบระบบนั้น จะแสดงรายละเอียดการทำงานทั้งระบบโดยปรับปรุงจากขั้นวิเคราะห์ระบบให้เหมาะสมกับการใช้งานจริงจากการนำข้อมูลเข้ามีการบันทึกข้อมูล การประมวลผล การแสดงผล สร้างเป็นระบบที่จะนำเสนอให้กับผู้ใช้งาน เพื่อพิจารณาอนุมัติในหลักการเรียกว่า Prototype หรือ Mockup of the Proposed System
4. ขั้นการดำเนินงาน ประกอบด้วยการติดตั้งระบบและเปลี่ยนระบบจากระบบเดิม เป็นระบบใหม่ ที่ได้พัฒนาขึ้น ซึ่งรวมไปถึง การอบรมผู้ใช้งาน การปรับเปลี่ยนทัศนคติในกรณีที่มี การต่อต้านการเปลี่ยนแปลงจากบุคลากรในองค์การ
5. ขั้นการนำไปใช้ มีการพัฒนาระบบ การติดตั้ง ทดลองระบบ การฝึกอบรมและการแนะนำแก่ผู้เริ่มต้นใช้ระบบ อาจเปลี่ยนแปลงเนื่องจากมาจากหลายสาเหตุเพื่อเข้าสู่ที่ใหม่ขึ้น เช่น เปลี่ยนวิธีการ มีข้อมูลเพิ่มขึ้น ความต้องการใช้เพิ่มขึ้น สิ่งที่จะช่วยในการบำรุงรักษาดูแลระบบ ดีที่สุดคือ การใช้หรือ การจัดทำที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน มีการจัดทำเอกสารประกอบการใช้งานตามระบบที่ได้พัฒนาขึ้นและสามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงให้สอดคล้องกับบริบทและสถานการณ์ในอนาคต
6. ขั้นการประเมินผล เป็นขั้นตอนที่สำคัญ เพื่อพิจารณาภารกิจหลังจากการทดลอง ใช้ระบบ ระบุข้อผิดพลาดและปรับปรุงให้ดีขึ้น การสังเกตการณ์การทำงานของระบบ เพื่อวัดประสิทธิภาพการทำงานของระบบว่า มีประสิทธิภาพเพิ่มขี้น ซึ่งเป็นการยากในการที่จะบอกว่า ระบบดี หรือไม่ดี เนื่องจากมีหลายมิติเข้ามาเกี่ยวข้องได้แก่ ผู้ใช้งานหรือผู้บริหาร นิสิตนักศึกษา เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นและความคุ้มค่าของระบบ
อย่างไรก็ดี การพัฒนาวงจรระบบที่ดี จะมีการเตรียมภารกิจที่จะต้องกระทำ เพื่อเป็นแนวทางไปสู่การพัฒนาระบบ ซึ่งมีขั้นตอนการพัฒนา 7 ขั้นคือ (http: //WWW.geocities.com./SDLC_new.html )
1. การเข้าใจปัญหา (Problem Recognition) เป็นขั้นตอนที่ผู้บริหารหรือผู้ใช้ตระหนักถึงปัญหาว่าใช้มานาน การสร้างระบบใหม่ ควรมีการศึกษาถึงความต้องการในการใช้ระบบ
2. ขั้นการศึกษาความเป็นไปได้ (Fessibility Study) จุดประสงค์การศึกษาความเป็นไปได้ คือการกำหนดว่า ปัญหาคืออะไรและความเป็นไปได้หรือไม่ที่จะเปลี่ยนแปลงและตัดสินใจว่าการพัฒนาจากเดิมมี ค่าใช้จ่ายและเวลาที่ใช้ อีกทั้งได้ผลเป็นที่น่าพอใจหรือไม่ ที่สำคัญที่สุดผลประโยชน์ เช่น เมื่อนำระบบใหม่มาใช้อาจจะทำให้ค่าใช้จ่ายบุคคลากรลดลงหรือกำไรเพิ่มขึ้น ผลลัพธ์เป็นการรายงานความเป็นไปได้ เครื่องมือที่เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบและคาดคะเนความต้องการของระบบ บุคลากรและหน้าที่ความรับผิดชอบ ผู้ใช้มีบทบาทสำคัญ ในการศึกษาข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับปัญหา ขั้นการวางแผน พิจารณาถึงความต้องการ การจัดลำดับก่อนหลังของความจำเป็น การกำหนดทรัพยากรที่สนับสนุน เช่น งบประมาณ บุคลากรและเครื่องมือ พร้อมทั้งมีการกำหนดทีมงานในการพัฒนาโครงการ
3. ขั้นการวิเคราะห์ (Analysis ) การวิเคราะห์ระบบซึ่งเป็นการเริ่มตั้งแต่การศึกษา การทำงานว่าทำงานอย่างไร การออกแบบระบบใหม่ต้องทราบว่าระบบเดิมทำงานอย่างไร ต้องรู้ว่า ระบบเดิมทำงานอย่างไรวิเคราะห์ภารกิจ ศึกษาว่าระบบทำงานได้อย่างไร สามารถสนองตอบ ต่อความต้องการของผู้ใช้ ศึกษาความเป็นไปได้ในการที่จะใช้ระบบเพื่อแก้ปัญหา ต้องใช้เทคนิคต่างๆ รวมทั้งเอกสารที่มีอยู่ เช่น คู่มือการใช้งาน เอกสารต่างๆ ผลลัพธ์คือ รายงานข้อมูลเฉพาะของปัญหา เครื่องมือเป็นเทคนิคการเก็บรวบรวม Data Dictionary, Data flow Diagram, Process Specification, Data Model, Prototype, System Flowcharts พร้อมด้วยบุคลากรและหน้าที่รับผิดชอบคือ ผู้ใช้จะต้องให้ความร่วมมือเป็นอย่างดีในการพัฒนา
4. ขั้นการออกแบบ (Design) ในการออกแบบระบบใหม่ เพื่อให้สอดคล้องกับ ความต้องการของผู้ใช้และผู้บริหาร การออกแบบระบบจะนำการตัดสินใจของฝ่ายบริหารที่ได้ จากขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบออกเป็นแผนภาพ เขียนขั้นตอนเป็นแผนภาพลำดับขั้น เพื่อให้มองภาพลักษณ์ที่ชัดเจนและมีความสัมพันธ์กันอย่างไร การเชื่อมต่อตามโครงสร้าง การออกแบบจะต้องมีข้อมูลขาเข้า ออกแบบรายงานหรือ ฟอร์มต่างๆ ตาม เครื่องมือประกอบด้วยและข้อมูล Data Dictionary, Data flow Diagram, Process Specification, Data Model, Prototype, System Flowcharts ผลลัพธ์คือ ข้อมูลเฉพาะของการออกแบบ สิ่งที่ต้องคำนึงถึงคือ เครื่องมือและการพัฒนารายละเอียดทั้งหมดของระบบ
5. ขั้นการสร้างหรือพัฒนาระบบ (Construction) จะเกี่ยวข้องกับข้อมูลที่ได้ออกแบบไว้ มีการทดสอบระบบ เมื่อเสร็จแล้วและมีการทดสอบระบบใหม่เมื่อผ่านผลลัพธ์ที่ได้คือคู่มือการใช้ การฝึกอบรมและการให้คำแนะนำแก่ผู้เริ่มต้นใช้ระบบ วิธีการทดสอบ การเขียนเอกสารประกอบการใช้งาน ทุกขั้นตอนของการพัฒนาระบบมีการวางแผนและผู้ใช้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ระบบสามารถทำงานตามความต้องการ ต่อจากนั้นต้องเขียนคู่มือการใช้งานและมีการฝึกอบรมผู้เกี่ยวข้องต่อไป
6. การปรับเปลี่ยน (Conversion) เป็นขั้นตอนที่นำระบบใหม่มาใช้แทนระบบเก่า การป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบต้องมีความสมบูรณ์ จึงสามารถเริ่มต้นระบบใหม่ได้
7. การบำรุงรักษาหรือการประเมินผล (Maintenance ) เป็นการแก้ไขปรับปรุงหลังจากการใช้งานแล้ว ต้องเข้าใจปัญหาและ ศึกษาสิ่งที่จะต้องแก้ไข สาเหตุของการแก้ไขต้องมี การประเมินผลการใช้งาน เพื่อปรับปรุงให้ดีขึ้น การแก้ไขควรที่ผู้บริหารชี้ให้เห็นถึงความต้องการ และตัดสินใจ เนื่องจากต้องศึกษาถึงผลกระทบต่อระบบ จึงตัดสินใจว่า จะแก้ไขหรือไม่ กำหนดปัญหา วิเคราะห์ ประเมินผล ออกแบบ การนำไปใช้